Byłem u DAAG przed kamerą — co naprawdę dało im wdrożenie Apilo

Tak się złożyło, że kilka tygodni temu pojechałem do DAAG na nagranie video case study. Zwykle siedzę po stronie technicznej wdrożenia — analiza procesów, mapowanie workflow, konfiguracja reguł — a tu nagle reflektor, kamera i pytania od strony klienta. Powiem szczerze: trochę mnie to zaskoczyło, ale wyszło naprawdę nieźle.

Postanowiłem napisać ten wpis, bo w samym video nie wszystko się zmieściło. A myślę, że historia DAAG jest na tyle uniwersalna dla rosnących sklepów na Shoperze, że szkoda byłoby zostawić ją tylko w 10-minutowym filmie.

Skąd się wzięło wdrożenie Apilo w DAAG

DAAG to producent z mocną pozycją w swojej niszy e-commerce. Sprzedają na własnym sklepie Shoper, do tego księgowość chodzi przez ERP Optima. Standardowy układ dla polskiego producenta — i standardowy problem: dwa systemy, które ze sobą rozmawiają tak sobie.

Dopóki sprzedaż jest mała, da się to spiąć integracją „byle-jaką”. Ale kiedy zamówień przybywa, pojawia się moment, w którym dotychczasowe oprogramowanie przestaje być opłacalne — kosztuje, jest niestabilne, blokuje skalowanie. DAAG dotarł do tego punktu i postawił prostą tezę: potrzebujemy czegoś klasy enterprise, ale za rozsądne pieniądze. Stąd Apilo.

Shoper + Optima — co trzeba spiąć i dlaczego ręcznie nie da rady

W praktyce wymiana danych między sklepem a ERP to:

• przekazanie zamówienia ze sklepu do systemu rozliczeniowego,
• synchronizacja stanów magazynowych (bo nadsprzedaż boli najmocniej),
• spięcie faktur, etykiet kurierskich i statusów zamówienia,
• obsługa zwrotów i reklamacji w jednym widoku.

To są rzeczy, które „jakoś” da się robić ręcznie przy 30 zamówieniach dziennie. Przy 300 — kończy się ludźmi pracującymi w sobotę, bo coś znowu się rozjechało. DAAG nie chciał zatrudniać kolejnej osoby do klikania w panele. Chcieli, żeby zamówienia same przelatywały od koszyka do kuriera.

Asystent pakowania — najprostsza rzecz, która dała największą oszczędność

Z technicznego punktu widzenia Asystent Pakowania w Apilo to nie jest jakaś rewolucyjna funkcja. Magazynier skanuje produkt, system sprawdza zgodność z zamówieniem i dopiero wtedy generuje etykietę kurierską. Koniec.

Brzmi banalnie — i właśnie dlatego działa. U DAAG ta jedna zmiana zlikwidowała kolejkę przy drukarce etykiet (wcześniej etykiety drukowały się hurtowo, ktoś musiał je zanosić na magazyn, a magazynier dopasowywał je do paczek). Teraz drukarka odpala się dopiero, jak skaner powie „OK, w kartonie jest właściwy model”. Mniej błędów wysyłki, mniej reklamacji „dostałem nie to, co zamawiałem”, mniej czasu zespołu na ręczne weryfikacje.

Komentarz od Michała: Przy wdrożeniach często słyszę od klientów: „dobra, ale to są oczywistości, my to mamy”. Otóż nie — w 8 na 10 audytów, które robiłem w ostatnim roku, etykiety drukowały się przed weryfikacją produktu w kartonie. To dokładnie ten moment, w którym przy 100 paczkach dziennie statystyka zaczyna grać przeciwko Tobie i jedna pomyłka na tydzień przeradza się w niezadowolonego klienta na publicznym forum. Apilo nie wymyśla koła na nowo — po prostu wymusza kolejność, której zespół sam z siebie nie utrzyma w godzinach szczytu.

80% automatyzacji nie wzięło się znikąd

W filmie pada liczba „80% zamówień zautomatyzowanych” i wiem, że dla osoby z zewnątrz brzmi to jak marketingowy bullet. Więc tłumaczę, skąd to się bierze.

Standardowe zamówienie w DAAG to: koszyk → płatność → zamówienie ląduje w Apilo → reguły rozpoznają, że to typowy SKU bez życzeń specjalnych → idzie prosto na magazyn → asystent pakowania → etykieta → kurier. Człowiek nie dotyka tego nigdzie po drodze.

Pozostałe 20% to zamówienia z komentarzem klienta — prośba o grawer, niestandardowa konfiguracja produktu, prezent z dedykacją. Apilo wyłapuje to z treści komentarza i kieruje na osobną ścieżkę produkcyjną. Człowiek dostaje w workflow tylko to, co naprawdę wymaga decyzji. Reszta jedzie sama.

To jest dokładnie ten mechanizm, który pozwala dziś DAAG-owi rosnąć bez powiększania działu obsługi. I to jest cała tajemnica „skalowalności bez zatrudniania”.

Jak to wygląda od kuchni — proces wdrożenia krok po kroku

Skoro już piszę ten wpis, to dorzucę, jak my w eMedia robimy takie wdrożenia. Bo „kupiłem licencję Apilo i mam problem rozwiązany” to nie jest historia, którą widuję w realu.

1. Bezpłatna konsultacja i audyt procesów. Zaczynamy od rozmowy: co macie teraz, gdzie boli, jakie macie ograniczenia. Bez tego nie ma sensu mapować nic dalej.
2. Projekt i wycena. Konkretny zakres, terminy, cena. Bez „zobaczymy w trakcie”.
3. Konfiguracja środowiska. Spinamy Apilo ze sklepem (Shoper, Magento, WooCommerce, PrestaShop), marketplace’ami (Allegro, Amazon, Ebay), kurierami, systemami ERP/fakturującymi (Optima, Subiekt, Comarch, Fakturownia).
4. Testy w tle. Sprzedaż produkcyjna leci dalej, my obok w tle weryfikujemy każdy scenariusz.
5. Szkolenie zespołu. Z naciskiem na pakowaczy i obsługę klienta, bo to oni dotykają systemu codziennie.
6. Wsparcie po wdrożeniu. Tu, gdzie większość integratorów się wypina. My nie.

To jest ten sam proces, którym poszliśmy z DAAG. I dlatego mogłem stanąć przed kamerą bez ściemniania — bo wynik był realny.

Czy Twój sklep jest gotowy na Apilo?

Krótki test:

• robisz ponad 100 zamówień dziennie i magazyn już zaczyna „pływać”,
• sprzedajesz na sklepie + co najmniej jednym marketplace,
• masz ERP (Optima, Subiekt, Comarch) i czujesz, że integracja sklep-ERP jest „taka sobie”,
• ostatnio przyłapałeś się na zatrudnianiu kogoś do klikania w panele, zamiast do robienia biznesu.

Jeśli odpowiedziałeś „tak” dwa razy lub więcej — warto, żebyśmy się usłyszeli. Robimy wdrożenia Apilo na co dzień i widzimy, co da się zautomatyzować w Twoim konkretnym workflow.