Wdrożenie systemu Apilo w DAAG — 80% automatyzacji zamówień, integracja Shoper i ERP Optima

Kiedy DAAG dotarł do punktu, w którym skala zamówień na Shoperze przestała mieścić się w dotychczasowych integracjach, wdrożyliśmy system Apilo spinający sklep z ERP Optima i automatyzujący 80% codziennych procesów. Asystent pakowania wyeliminował kolejkę przy drukarce etykiet, reguły same wyłapują niestandardowe zamówienia z grawerem, a zespół obsługi nie musi rosnąć razem ze sprzedażą. Sprawdź, jak wyglądało wdrożenie krok po kroku. 

Klient i kontekst biznesowy

DAAG to producent działający w branży e-commerce, sprzedający przede wszystkim przez własny sklep oparty na platformie Shoper. Wraz ze wzrostem liczby zamówień firma potrzebowała stabilnej technologii wymiany danych pomiędzy sklepem a systemem ERP Optima, która zoptymalizuje codzienne procesy i wyeliminuje pomyłki w realizacji wysyłek.

Dotychczasowe oprogramowanie przestało być opłacalne przy rosnącej skali. Klient szukał rozwiązania niezawodnego, oferującego standardy klasy enterprise, ale w znacznie bardziej optymalnym modelu budżetowym. Po analizie rynku wybór padł na Apilo, a partnerem wdrożeniowym została eMedia.

Główne cele projektu

• Stabilna i niezawodna integracja sklepu Shoper z ERP Optima
• Automatyzacja standardowej obsługi zamówień od koszyka do kuriera
• Eliminacja błędów wysyłki przez wymuszenie weryfikacji produktu w kartonie przed wydrukiem etykiety
• Wyłapywanie niestandardowych zamówień z komentarzami klientów (np. prośba o grawer) i kierowanie ich na dedykowaną ścieżkę produkcyjną
• Możliwość skalowania sprzedaży bez powiększania działu obsługi klienta
• Zachowanie ciągłości sprzedaży — wdrożenie bez przestojów w realizacji zamówień

Wyzwania

Klient potrzebował rozwiązania, które realnie zmieni codzienną pracę zespołu — od magazynu po obsługę klienta — ale nie zatrzyma sprzedaży w trakcie migracji i nie wymusi rozbudowy zespołu razem ze wzrostem skali. Największe wyzwania wyglądały tak:

• Migracja bez przestojów — bieżąca realizacja zamówień musiała iść równolegle z wdrożeniem nowego systemu OMS.

• Dwukierunkowa wymiana danych Shoper ↔ Optima — zamówienia, stany magazynowe, dokumenty rozliczeniowe i statusy musiały krążyć między systemami w czasie rzeczywistym.

• Wyłapywanie zamówień niestandardowych — komentarze klientów (np. prośba o grawer) wymagają osobnej ścieżki produkcyjnej, a standard musi iść bez zakłóceń bezpośrednio do wysyłki.

• Eliminacja pomyłek wysyłki — przy ponad 100 paczkach dziennie statystyka zaczyna grać przeciwko sprzedawcy: jedna pomyłka tygodniowo przeradza się w niezadowolonego klienta na publicznym forum.

Opis realizacji i zastosowane rozwiązania

Wdrożenie rozpoczęliśmy od spotkania z klientem i szczegółowej analizy dotychczasowych procesów biznesowych. Wspólnie z zespołem DAAG zmapowaliśmy całe workflow — od momentu, w którym klient klika „Kupuję”, aż do skanu paczki przez kuriera. Na podstawie tej mapy przygotowaliśmy schemat blokowy procesów docelowych w Apilo.

Następnie przeprowadziliśmy migrację do Apilo w taki sposób, aby nie spowodować żadnych przestojów w bieżącej realizacji zamówień. Konfigurację środowiska zrobiliśmy w tle — sklep, ERP Optima, kurierzy, drukarki etykiet, magazyn — a po testach przełączyliśmy ruch produkcyjny w jednym oknie serwisowym. Zespół klienta przeszedł szkolenie z codziennej pracy w nowym systemie, a my zostaliśmy obok we wsparciu po wdrożeniu.

Tę samą strukturę pracy stosujemy przy każdym wdrożeniu — od bezpłatnej konsultacji i audytu procesów, przez projekt i wycenę, konfigurację środowiska, testy w tle i szkolenie zespołu, aż po wsparcie po wdrożeniu.

Kluczowe funkcjonalności systemu

System został skonfigurowany pod konkretny workflow DAAG — od logiki rozpoznawania zamówień, po fizyczny ruch paczek przez magazyn. Poniżej najważniejsze moduły, które dziś odpowiadają za codzienną pracę zespołu.

Integracja Shoper ↔ ERP Optima

Zamówienia ze sklepu Shoper trafiają do Apilo, stamtąd do ERP Optima razem z dokumentami rozliczeniowymi. Stany magazynowe i statusy zamówień synchronizują się w obie strony, eliminując ryzyko nadsprzedaży i opóźnień w księgowaniu. Cała wymiana danych odbywa się automatycznie, bez ręcznego eksportu plików.

Zaawansowana automatyzacja reguł

System precyzyjnie analizuje treść zamówienia i komentarze klientów. Standardowe SKU bez życzeń specjalnych przepływają bezpośrednio do wysyłki. Zamówienia z prośbą o grawer lub niestandardową konfigurację produktu są automatycznie kierowane na dedykowaną ścieżkę produkcyjną, gdzie zespół widzi tylko to, co naprawdę wymaga decyzji.

Asystent pakowania ze skanerem

Najprostsza funkcja, która przyniosła największą oszczędność czasu. Magazynier skanuje produkt, system sprawdza zgodność z zamówieniem i dopiero wtedy generuje etykietę kurierską. Drukarka etykiet odpala się dopiero w momencie, w którym skaner potwierdzi, że w kartonie znajduje się właściwy model. Mniej błędów wysyłki, mniej reklamacji, mniej czasu zespołu na ręczne weryfikacje.

Powiadomienia magazynu w czasie rzeczywistym

Magazynier dostaje powiadomienia automatycznie — nie musi ręcznie drukować wszystkich etykiet i zanosić ich na magazyn. System steruje kolejnością pracy, a etykieta drukuje się dokładnie w momencie potwierdzenia zgodności paczki. Eliminacja kolejki przy drukarce etykiet była jedną z pierwszych zmian, którą zespół klienta poczuł od razu po starcie.

Integracje z kurierami i marketplace’ami

Apilo natywnie spina się z kurierami i kanałami sprzedaży, których DAAG używa na co dzień. Dzięki temu cała wysyłka — od wygenerowania etykiety, przez awizację kuriera, po update statusu zamówienia w sklepie — działa z jednego panelu, bez logowania do osobnych integracji kurierskich.

Korzyści i rezultaty wdrożenia

Wdrożenie przyniosło konkretne efekty w obszarze magazynu, obsługi klienta i tempa skalowania biznesu. Oto, co realnie zmieniło się w codziennej pracy DAAG po uruchomieniu Apilo.

• 80% standardowych zamówień zautomatyzowanych — przepływają od koszyka do kuriera bez ingerencji człowieka, a zespół skupia się tylko na 20% wymagających decyzji.
• Skalowanie sprzedaży bez powiększania działu obsługi — wzrost wolumenu zamówień nie wymusza już proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia.
• Eliminacja błędów wysyłki — skaner przy asystencie pakowania wymusza weryfikację produktu w kartonie przed wydrukiem etykiety kurierskiej.
• Koniec kolejki przy drukarce etykiet — etykiety drukują się tylko wtedy, kiedy są naprawdę potrzebne, w odpowiedniej kolejności.
• Zamówienia z grawerem same trafiają na właściwą ścieżkę — reguły wyłapują komentarze klientów i kierują niestandardowe zamówienia do dedykowanej produkcji.
• Stabilna integracja Shoper + Optima — koniec rozjazdów stanów magazynowych i ryzyka nadsprzedaży.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

Z perspektywy DAAG wdrożenie Apilo opiera się na trzech filarach: skalowalności, spokoju i automatyzacji. Sukces projektu wynikał z kilku konkretnych decyzji, które warto wymienić:

• dokładnej analizy dotychczasowego workflow klienta i przygotowania schematu blokowego procesów docelowych,
• migracji bez przestojów — bieżąca sprzedaż szła równolegle z wdrożeniem,
• precyzyjnej konfiguracji reguł wyłapujących zamówienia niestandardowe (grawer, dedykacja, prośby specjalne),
• wdrożenia asystenta pakowania ze skanerem — najprostszej zmiany, która dała największą oszczędność czasu,
• stabilnej integracji Shoper ↔ ERP Optima eliminującej rozjazdy stanów i nadsprzedaż,
• wsparcia po wdrożeniu — nie znikamy po odpaleniu systemu, jesteśmy obok, gdy biznes rośnie.

Automatyzacja 80% standardowych zamówień pozwoliła DAAG-owi dalej rosnąć bez powiększania działu obsługi klienta — a to dokładnie ten efekt skalowania, dla którego firmy decydują się na system klasy OMS w pierwszej kolejności. Jeśli Twój sklep też zaczyna „pływać” przy rosnącym wolumenie, sprawdź, jak wygląda wdrożenie Apilo z eMedia i umów bezpłatną konsultację.