Dedykowana platforma lojalnościowa – wzrost sprzedaży i lojalności klientów w hurtowni B2B

Kiedy gotowe rozwiązania dostępne na WordPress okazały się zbyt ograniczające, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy od podstaw niezależną platformę lojalnościową. System automatyzuje naliczanie punktów, różnicuje je według kategorii produktów i motywuje klientów do większych zakupów poprzez misje, nagrody i spersonalizowane komunikaty. Co więcej, platforma integruje się z istniejącym ERP i e-commerce, a także realnie wspiera sprzedaż i retencję klientów. Chcesz wiedzieć jak to osiągnęliśmy? Czytaj dalej! 

Klient i kontekst biznesowy

Nasz klient to hurtownia B2B z branży hydraulicznej, obsługująca szerokie grono klientów w całej Polsce. W środowisku, w którym każdego dnia wystawiane są setki faktur, a lojalność klientów jest kluczowa dla utrzymania przewagi konkurencyjnej, firma szukała narzędzia zwiększającego zaangażowanie i częstotliwość zakupów.

Dostępne moduły lojalnościowe w e-commerce były zbyt ograniczone funkcjonalnie i nie integrowały się z używanym przez klienta systemem ERP – SAP Business One. Wymagane było stworzenie niezależnego systemu, który będzie jednocześnie elastyczny, skalowalny i zgodny z istniejącą infrastrukturą IT.

Główne cele projektu

• Zwiększenie zaangażowania i retencji klientów B2B
• Budowa niezależnej platformy lojalnościowej z możliwością integracji z e-commerce i ERP
• Automatyzacja naliczania punktów na podstawie faktur i danych z SAP Business One
• Różnicowanie punktów w zależności od grup produktowych
• Wprowadzenie mechanizmów motywacyjnych – misji zakupowych, progów i nagród
• Minimalizacja pracy administracyjnej i ręcznego przetwarzania danych

Wyzwania

Klient potrzebował platformy, która automatycznie przyznaje punkty za zakupy, umożliwia ich wymianę na nagrody i zachęca do dalszych zakupów poprzez system misji zakupowych. Wszystko to miało działać płynnie w obrębie istniejącego sklepu internetowego opartego na WordPressie. Największe wyzwania w tym zakresie to:

• Brak API w ERP (SAP Business One) – konieczność integracji poprzez pliki CSV przesyłane na serwer FTP. System musiał być odporny na błędy i zapewniać stabilne przetwarzanie danych tekstowych.

• Oddzielenie od e-commerce – ze względów biznesowych platforma lojalnościowa nie mogła być częścią sklepu internetowego, lecz musiała z nim współpracować – m.in. przez XML, umożliwiający wyświetlanie salda punktów po zalogowaniu.

• Złożona logika punktowa – w tym różne współczynniki za grupy produktowe, brak punktów przy korektach i misjach, punktacja ważna 12 miesięcy.

• Zaawansowane zarządzanie misjami i nagrodami – klienci mogli zbierać punkty na wybrane nagrody w ramach misji z określonymi progami zakupowymi.

Opis realizacji i zastosowane rozwiązania

Rozpoczęliśmy od warsztatów z klientem, gdzie zdefiniowaliśmy cele, dane wejściowe i wymagania dotyczące działania platformy. Następnie zaprojektowaliśmy odrębny system lojalnościowy w oparciu o WordPress i WooCommerce, ale bez zależności od samego e-commerce.

System codziennie importuje dane o klientach i fakturach z plików CSV przesyłanych z SAP Business One. Punkty są naliczane automatycznie, z uwzględnieniem grup produktowych oraz współczynników punktowych przypisanych do każdej z nich. Po stronie sklepu internetowego wdrożyliśmy integrację przez XML, dzięki czemu klienci końcowi widzą aktualne saldo punktów po zalogowaniu.

Użytkownik platformy może kupować nagrody i płacić zgromadzonymi punktami. Moduł katalogu nagród oraz ścieżki zakupowej oparliśmy o Woocommerce. W CMS administrator może zarządzać użytkownikami, misjami, progami i nagrodami. Całość działa stabilnie, elastycznie i automatycznie — dokładnie tak, jak oczekiwał klient.

Kluczowe funkcjonalności systemu

System został zaprojektowany tak, aby maksymalnie angażować użytkowników i automatyzować procesy po stronie administracyjnej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze moduły i mechanizmy, które odpowiadają za sprawne i skuteczne działanie platformy lojalnościowej.

Zbieranie punktów za zakupy

Każdy użytkownik zbiera punkty za dokonane zakupy w zależności od wydanej kwoty i wybranych produktów. Punkty przyznawane są automatycznie na podstawie transakcji zarejestrowanych w systemie, z uwzględnieniem promocji.

Program nagród

Klienci mogą wymieniać zebrane punkty na nagrody, w tym produkty i wycieczki, które oferuje sklep. Cały proces wymiany punktów odbywa się płynnie za pomocą integracji z systemem WooCommerce, który obsługuje płatności punktowe.

Misje zakupowe i wydarzenia specjalne

Użytkownicy mogą brać udział w specjalnych misjach, np. zbierać środki na wybrany produkt lub usługę. Każda transakcja w ramach misji wpływa na postęp w zbieraniu wymaganej kwoty, a po jej osiągnięciu użytkownik otrzymuje nagrodę.

Automatyczne powiadomienia o wygasających punktach

Użytkownicy otrzymują powiadomienia, gdy ich punkty mają wygasnąć, co motywuje ich do ich wykorzystania. Punkty wygasają po roku, a użytkownicy mogą je przeznaczyć na zakupy lub nagrody przed upływem terminu.

Integracja z systemem zewnętrznym

Katalog produktów i nagród dostarczany jest codziennie za pomocą plików CSV z systemu zewnętrznego. Wszystkie informacje o nagrodach i dostępnych produktach są na bieżąco aktualizowane w systemie.

Import produktów i integracja z systemem zewnętrznym

Katalog produktów i nagród dostarczany jest codziennie przez zewnętrzną firmę za pomocą pliku CSV. Produkty są automatycznie importowane do systemu, a ich cena przeliczana na punkty. Skrypt PHP i funkcje WordPress umożliwiają automatyczne pobieranie zdjęć produktów i aktualizowanie bazy danych.

Korzyści i rezultaty wdrożenia

Wdrożenie platformy przyniosło wymierne efekty zarówno w obszarze sprzedaży, jak i obsługi klienta. Poniżej prezentujemy kluczowe korzyści, które po uruchomieniu systemu odczuł zarówno nasz klient jak i użytkownicy jego platformy.

• Zwiększenie lojalności klientów – dzięki systemowi punktowemu, klienci częściej wracają, aby kontynuować zbieranie punktów na nagrody, w tym wycieczki.
• Automatyzacja procesów – skrypt CRON uruchamia się codziennie, co automatycznie przetwarza dane i aktualizuje system, co znacząco zmniejsza obciążenie administracyjne.
• Wzrost zaangażowania i sprzedaży – program lojalnościowy z elementami misji zakupowych i bonusów motywuje do większej aktywności, co prowadzi do wyższych średnich wartości zamówień.
• Bezproblemowa integracja z WooCommerce – integracja z systemem WooCommerce umożliwia płynne działanie sklepu, bez potrzeby wprowadzania zmian w podstawowej funkcjonalności e-commerce.
• Elastyczność – klienci mogą brać udział w akcjach promocyjnych i misjach, które dostosowane są do ich potrzeb i preferencji.

Podsumowanie i kluczowe wnioski

Platforma lojalnościowa stała się realnym narzędziem wsparcia sprzedaży, budowania lojalności i zaangażowania klientów w sposób, który trudno byłoby osiągnąć przy użyciu standardowych rozwiązań modułowych. Projekt zakończył się sukcesem dzięki:

• dokładnej analizie potrzeb klienta i procesów wewnętrznych,
• decyzji o stworzeniu niezależnej platformy z pełną kontrolą nad logiką działania,
• wdrożeniu algorytmu różnicującego naliczanie punktów w zależności od kupowanych grup produktowych,
• stabilnej integracji z ERP i e-commerce pomimo braku API,
• projektowi systemu, który można elastycznie rozwijać i dostosowywać do zmieniających się wymagań biznesowych.

Automatyzacja procesów umożliwiła zarządzanie dużą bazą danych transakcji, a dzięki pełnej kontroli nad logiką systemu, integracji z ERP oraz elastycznemu modelowi misji i nagród, firma zyskała potężne narzędzie do budowania przewagi konkurencyjnej i długofalowej lojalności klientów.