Wdrożenie systemu Baselinker – 75% wzrostu efektywności e-commerce dzięki automatyzacji procesu obsługi zamówień
OSIĄGNIĘTE EFEKTY
zmniejszenie o 75% czasu potrzebnego na realizację jednego zamówienia
zwiększenie mocy przerobowych w dziale obsługi klienta o 75%
zautomatyzowanie ok 50 pojedynczych czynności, które do tej pory wykonywał człowiek
zmniejszenie o 90% ilości błędów powstałych podczas realizacji zamówienia
zintegrowanie w Baselinker 3 źródeł zamówień, 4 kurierów, 1 systemu fakturującego i drukarki fiskalnej
O KLIENCIE
Firma z branży motoryzacyjnej sprzedająca swoje produkty na 3 kontach Allegro. Łącznie posiada ponad 100 tys aktywnych aukcji.
Klient zwrócił się do nas z problemem braku mocy przerobowych potrzebnych do realizacji większej ilości zamówień. Obecne zasoby ludzkie jakimi dysponował nie pozwalały na zwiększenie skali biznesu. Właściciel firmy stanął przed decyzją zatrudnienia dodatkowych pracowników lub optymalizacji i automatyzacji procesu obsługi klienta w celu uwolnienia zasobów i w konsekwencji zwiększenia wolumenu zamówień. Intuicja podpowiedziała mu, aby wybrał drugie rozwiązanie i skierował zapytanie do emedia jako eksperta w dziedzinie optymalizacji e-commerce.
POTRZEBY BIZNESOWE
CEL GŁÓWNY:
Zwiększenie efektywności biznesu poprzez automatyzację procesu obsługi zamówień.
CELE SZCZEGÓŁOWE:
- minimalizacja czasu potrzebnego na realizację zamówienia,
- możliwość obsługi większej ilości zamówień tymi samymi zasobami ludzkimi,
- automatyzacja powtarzalnych czynności,
- wyeliminowanie błędów ludzkich podczas realizacji zamówienia,
- możliwość generowania raportów ze strukturą sprzedaży w celu optymalizacji oferty produktowej
- integracja zamówień z wielu kanałów sprzedaży w jednym miejscu
Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę
Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!
Wypełnij briefOPIS WSPÓŁPRACY
1. Analiza sytuacji zastanej
Nie ma udanego wdrożenia bez szczegółowej analizy sytuacji i potrzeb klienta. Dlatego pierwszym etapem współpracy są zawsze warsztaty i audyt istniejących procesów, które działają w firmie. Na tej podstawie przygotowujemy raport z rekomendacjami i planujemy całe wdrożenie.
W tym przypadku najsłabszym ogniwem okazał się brak systemowego podejścia do obsługi zamówień. Wszystkie czynności związane z realizacją zamówień były robione ręcznie, niekiedy na karteczkach. Takie czynności jak wypisywanie listów przewozowych, wystawianie paragonów i faktur, czy wysyłanie maili do klientów wymagały ręcznej obsługi, przez co były bardzo czasochłonne.
2. Projekt infrastruktury i konfiguracji Baselinkera
W drugim etapie przeszliśmy do zaprojektowania jak będą działały procesy w nowym systemie. Pytanie po co to robić, skoro Baselinker to gotowe narzędzie. Otóż nie do końca, Baselinker to system, który daje bardzo duże możliwości, jednak bez uprzedniej konfiguracji jest bezużyteczny. Dlatego najpierw trzeba przygotować plan wdrożenia, w którym będziemy mieli odpowiedzi na szereg szczegółowych pytań dotyczących procesów.
Na tym etapie przygotowujemy schemat blokowy, w którym jest rozrysowana dokładna ścieżka realizacji zamówień z uwzględnieniem wszystkich elementów, które zostały opisane w powyższych pytaniach. Taki schemat przedstawiamy klientowi do akceptacji i dopiero wtedy przechodzimy do etapu 3, czyli wdrożenia i konfiguracji Baselinker.
3. Wdrożenie i konfiguracja Baselinker
W trzecim etapie przystąpiliśmy do zakupu licencji i integracji baselinker. Uprzednio stworzony schemat blokowy posłużył nam przy tym jako mapa do konfiguracji systemu.
Główne punkty konfiguracji to:
- integracja magazynu produktów i źródeł zamówień
- integracja powiązanych systemów tj. allegro, systemy kurierów
- konfiguracja statusów zamówień
- zaprogramowanie akcji wyzwalających automatyczne procesy
- konfiguracja asystenta pakowania
- zdefiniowanie powiadomień mailowych i zaprogramowanie ich wysyłki
- podłączenie drukarki fiskalnej i drukarki do etykiet kurierskich.
Po zakończeniu prac konfiguracyjnych wspólnie z klientem wykonaliśmy szereg testów pełnej ścieżki obsługi zamówień, wprowadziliśmy niezbędne poprawki i po dopracowaniu całego systemu wdrożyliśmy go produkcyjnie.
4. Szkolenie i wsparcie powdrożeniowe
Jako profesjonalna firma bierzemy odpowiedzialność za nasze wdrożenia, tak więc nie zostawiliśmy klienta z nowym systemem bez odpowiedniego przeszkolenia jak go obsługiwać.
Praktyczne szkolenie na wdrożonym rozwiązaniu trwało 3h, wzięli w nim udział pracownicy działu obsługi klienta oraz magazynierzy. Dodatkowo zaoferowaliśmy także miesięczny okres wsparcia w przypadku wystąpienia problemów lub potrzeby przekonfigurowania niektórych elementów systemu.
Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę
Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!
Wypełnij briefPODSUMOWANIE I OPINIA KLIENTA
Zapytaliśmy naszego klienta o opinię na temat codziennego użytkowania systemu Baselinker po 4 miesiącach od wdrożenia. O to jego odpowiedź:
Wdrożenie systemu Baselinker było bardzo dobrą decyzją a jedyne czego żałuję to to, że nie uczyniłem tego wcześniej.
Z mojego punktu widzenia jako właściciela firmy widzę oszczędności przede wszystkim na czasie obsługi zleceń wynikające między innymi z łatwości ich generowania. Nieskomplikowana jest również obsługa posprzedażowa takich transakcji wynikająca z posiadania wszystkich danych w jednym miejscu. Poza tym Baselinker daje szerokie możliwości pojawienia się w różnych kanałach dystrybucji i wkrótce zamierzamy z tego skorzystać.
W związku z rozwojem firmy obecnie pracujemy nad stworzeniem sklepu internetowego, który również będzie obsługiwany przy pomocy Baselinker’a. Generalnie jest to narzędzie według mnie kompletne w sensie potrzeb jakie może mieć jego użytkownik a szeroki wachlarz możliwości indywidualnych adaptacji dodatkowo zachęca do skorzystania z niego i oparcia na nim pełnej obsługi sprzedaży.
W skali 1 do 10 – usługi emedia polecam zdecydowanie na 10. Ocena wynika przede wszystkim z podejścia osoby odpowiedzialnej za wdrożenie systemu. Poza fachowością i szeroką wiedzą osoba ta była otwarta przede wszystkim na wszelkie nasze sugestie. Otrzymaliśmy produkt, który w wyniku wspólnych ustaleń dopasowano do naszych potrzeb.
Pozwoliło nam to na dosyć szybkie przejście procesu od samego projektu do gotowego produktu, który spełnia na obecną chwile wszelkie nasze potrzeby.
Bardzo ważna dla nas była również opieka powdrożeniowa gdyż zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że na pewno powstaną mniejsze lub większe, może nie problemy, ale trudności związane z adaptacją do tzw. naszej nowej rzeczywistości. Emedia wywiązali się z tej roli wzorowo dlatego szczerze polecam usługę tej firmy.
Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę
Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!
Wypełnij brief
