Wdrożenie systemu Baselinker – 75% wzrostu efektywności e-commerce dzięki automatyzacji procesu obsługi zamówień

Zakres prac: Wdrożenie Baselinker i integracja z systemami zewnętrznymi
Systemy i technologie:Baselinker, Allegro, DPD, GLS, Paczkomaty, Poczta Polska, ifirma, Drukarka fiskalna
Czas wdrożenia:4 tygodnie
Czego się dowiesz z tego artykułu?

    OSIĄGNIĘTE EFEKTY

    zmniejszenie o 75% czasu potrzebnego na realizację jednego zamówienia


    zwiększenie mocy przerobowych w dziale obsługi klienta o 75%


    zautomatyzowanie ok 50 pojedynczych czynności, które do tej pory wykonywał człowiek


    zmniejszenie o 90% ilości błędów powstałych podczas realizacji zamówienia


    zintegrowanie w Baselinker 3 źródeł zamówień, 4 kurierów, 1 systemu fakturującego i drukarki fiskalnej

    Wsparcie Przedwdrozeniowe

    O KLIENCIE

    Firma z branży motoryzacyjnej sprzedająca swoje produkty na 3 kontach Allegro. Łącznie posiada ponad 100 tys aktywnych aukcji.

    Klient zwrócił się do nas z problemem braku mocy przerobowych potrzebnych do realizacji większej ilości zamówień. Obecne zasoby ludzkie jakimi dysponował nie pozwalały na zwiększenie skali biznesu. Właściciel firmy stanął przed decyzją zatrudnienia dodatkowych pracowników lub optymalizacji i automatyzacji procesu obsługi klienta w celu uwolnienia zasobów i w konsekwencji zwiększenia wolumenu zamówień. Intuicja podpowiedziała mu, aby wybrał drugie rozwiązanie i skierował zapytanie do emedia jako eksperta w dziedzinie optymalizacji e-commerce.

    POTRZEBY BIZNESOWE

    CEL GŁÓWNY:

    Zwiększenie efektywności biznesu poprzez automatyzację procesu obsługi zamówień.

    CELE SZCZEGÓŁOWE:

    • minimalizacja czasu potrzebnego na realizację zamówienia,
    • możliwość obsługi większej ilości zamówień tymi samymi zasobami ludzkimi,
    • automatyzacja powtarzalnych czynności,
    • wyeliminowanie błędów ludzkich podczas realizacji zamówienia,
    • możliwość generowania raportów ze strukturą sprzedaży w celu optymalizacji oferty produktowej
    • integracja zamówień z wielu kanałów sprzedaży w jednym miejscu

    Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę

    Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!

    Wypełnij brief

    OPIS WSPÓŁPRACY

    1. Analiza sytuacji zastanej

    Nie ma udanego wdrożenia bez szczegółowej analizy sytuacji i potrzeb klienta. Dlatego pierwszym etapem współpracy są zawsze warsztaty i audyt istniejących procesów, które działają w firmie. Na tej podstawie przygotowujemy raport z rekomendacjami i planujemy całe wdrożenie.

    W tym przypadku najsłabszym ogniwem okazał się brak systemowego podejścia do obsługi zamówień. Wszystkie czynności związane z realizacją zamówień były robione ręcznie, niekiedy na karteczkach. Takie czynności jak wypisywanie listów przewozowych, wystawianie paragonów i faktur, czy wysyłanie maili do klientów wymagały ręcznej obsługi, przez co były bardzo czasochłonne.

    2. Projekt infrastruktury i konfiguracji Baselinkera

    W drugim etapie przeszliśmy do zaprojektowania jak będą działały procesy w nowym systemie. Pytanie po co to robić, skoro Baselinker to gotowe narzędzie. Otóż nie do końca, Baselinker to system, który daje bardzo duże możliwości, jednak bez uprzedniej konfiguracji jest bezużyteczny. Dlatego najpierw trzeba przygotować plan wdrożenia, w którym będziemy mieli odpowiedzi na szereg szczegółowych pytań dotyczących procesów.

    Na tym etapie przygotowujemy schemat blokowy, w którym jest rozrysowana dokładna ścieżka realizacji zamówień z uwzględnieniem wszystkich elementów, które zostały opisane w powyższych pytaniach. Taki schemat przedstawiamy klientowi do akceptacji i dopiero wtedy przechodzimy do etapu 3, czyli wdrożenia i konfiguracji Baselinker.

    3. Wdrożenie i konfiguracja Baselinker

    W trzecim etapie przystąpiliśmy do zakupu licencji i integracji baselinker. Uprzednio stworzony schemat blokowy posłużył nam przy tym jako mapa do konfiguracji systemu.

    Główne punkty konfiguracji to:

    • integracja magazynu produktów i źródeł zamówień
    • integracja powiązanych systemów tj. allegro, systemy kurierów
    • konfiguracja statusów zamówień
    • zaprogramowanie akcji wyzwalających automatyczne procesy
    • konfiguracja asystenta pakowania
    • zdefiniowanie powiadomień mailowych i zaprogramowanie ich wysyłki
    • podłączenie drukarki fiskalnej i drukarki do etykiet kurierskich.
    Cele Wspolpracy 2

    Po zakończeniu prac konfiguracyjnych wspólnie z klientem wykonaliśmy szereg testów pełnej ścieżki obsługi zamówień, wprowadziliśmy niezbędne poprawki i po dopracowaniu całego systemu wdrożyliśmy go produkcyjnie.

    4. Szkolenie i wsparcie powdrożeniowe

    Jako profesjonalna firma bierzemy odpowiedzialność za nasze wdrożenia, tak więc nie zostawiliśmy klienta z nowym systemem bez odpowiedniego przeszkolenia jak go obsługiwać.

    Praktyczne szkolenie na wdrożonym rozwiązaniu trwało 3h, wzięli w nim udział pracownicy działu obsługi klienta oraz magazynierzy. Dodatkowo zaoferowaliśmy także miesięczny okres wsparcia w przypadku wystąpienia problemów lub potrzeby przekonfigurowania niektórych elementów systemu.

    Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę

    Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!

    Wypełnij brief

    PODSUMOWANIE I OPINIA KLIENTA

    Zapytaliśmy naszego klienta o opinię na temat codziennego użytkowania systemu Baselinker po 4 miesiącach od wdrożenia. O to jego odpowiedź:

    Czy wdrożenie systemu Baselinker to była dobra decyzja?

    Wdrożenie systemu Baselinker było bardzo dobrą decyzją a jedyne czego żałuję to to, że nie uczyniłem tego wcześniej.

    Jakie są główne zalety systemu z punktu widzenia właściciela firmy?

    Z mojego punktu widzenia jako właściciela firmy widzę oszczędności przede wszystkim na czasie obsługi zleceń wynikające między innymi z łatwości ich generowania. Nieskomplikowana jest również obsługa posprzedażowa takich transakcji wynikająca z posiadania wszystkich danych w jednym miejscu. Poza tym Baselinker daje szerokie możliwości pojawienia się w różnych kanałach dystrybucji i wkrótce zamierzamy z tego skorzystać.

    Jakie są dalsze plany rozwoju biznesu i czy będa bazowały na Baselinkerze?

    W związku z rozwojem firmy obecnie pracujemy nad stworzeniem sklepu internetowego, który również będzie obsługiwany przy pomocy Baselinker’a. Generalnie jest to narzędzie według mnie kompletne w sensie potrzeb jakie może mieć jego użytkownik a szeroki wachlarz możliwości indywidualnych adaptacji dodatkowo zachęca do skorzystania z niego i oparcia na nim pełnej obsługi sprzedaży.

    Na ile w skali od 1 do 10 poleciłbyś usługę wdrożenia Baselinker w emedia innym firmom?

    W skali 1 do 10 – usługi emedia polecam zdecydowanie na 10. Ocena wynika przede wszystkim z podejścia osoby odpowiedzialnej za wdrożenie systemu. Poza fachowością i szeroką wiedzą osoba ta była otwarta przede wszystkim na wszelkie nasze sugestie. Otrzymaliśmy produkt, który w wyniku wspólnych ustaleń dopasowano do naszych potrzeb.
    Pozwoliło nam to na dosyć szybkie przejście procesu od samego projektu do gotowego produktu, który spełnia na obecną chwile wszelkie nasze potrzeby.
    Bardzo ważna dla nas była również opieka powdrożeniowa gdyż zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że na pewno powstaną mniejsze lub większe, może nie problemy, ale trudności związane z adaptacją do tzw. naszej nowej rzeczywistości. Emedia wywiązali się z tej roli wzorowo dlatego szczerze polecam usługę tej firmy.

    Zapytaj o indywidualną i bezpłatną wycenę

    Jesteśmy otwarci na nowe efektywne współprace i czekamy na kontakt od Ciebie! Zapraszamy!

    Wypełnij brief