Zmiana modelu współpracy z agencją interaktywną

Marketing internetowy stanowi obecnie niemałe wyzwanie, dlatego tak wiele firm decyduje się na współpracę z firmą zewnętrzną. Agencje interaktywne, w których funkcjonują zespoły specjalistów, dysponujące odpowiednią wiedzę, narzędziami i doświadczeniem. Dlatego też są w stanie realizować skuteczne kampanie reklamowe, tworzyć strony internetowe dostosowane do użytkownika czy prowadzić profile budujące wizerunek marki w social mediach.  

Chociaż wiele firm korzysta z pomocy zewnętrznej agencji, część  z nich nie jest w stanie określić, czy ta współpraca przynosi wymierne efekty, jakie są jej kluczowe zalety i wady oraz co warto zmienić w modelu współpracy, aby osiągać jeszcze lepsze wyniki. I tu dochodzimy do sedna problemu, a mianowicie, skuteczności wypracowanego sposobu kooperacji oraz metod pomiaru efektów. Branża marketingowa zmienia się w bardzo szybkim tempie zapewniając coraz więcej możliwości. Jednak, aby dobrze je wykorzystać, trzeba przewartościować swoje dotychczasowe założenia i przeanalizować obecną sytuację w branży. 

Jakie są najczęstsze modele współpracy z agencją interaktywną?

Nieodpowiednio zaplanowana współpraca z agencją zazwyczaj skutkuje przepaleniem budżetu marketingowego na nieefektywnym działania reklamowe. Zasady kooperacji pomiędzy agencją, a klientem mogą być naprawdę różne. Współpraca może opierać się na tworzeniu strategii marketingowej dla klienta i realizowaniu jej krok po kroku, ale także na wykonaniu od czasu do czasu zlecenia, na przykład na materiały graficzne. 

Obserwując sytuację można zauważyć, że w wielu przypadkach wewnętrzne działania marketingowe czy współpraca z agencją zewnętrzną nie przynosi wymiernych rezultatów z powodu złej organizacji procesów. Firmowe działy marketingowe są zwykle bardzo małe, a możliwości marketingowe stale rosną. Pracownicy nie są więc w stanie nadążać za wszystkimi rozwiązaniami i dokonywać testów w celu wypracowania najlepszych efektów. 

Z drugiej strony ilość usług marketingowych oferowana przez agencje zewnętrzne rośnie w zatrważającym tempie, co powoduje, że klienci mają duży problem z dokonaniem wyboru, na którą z usług się zdecydować i z kim warto nawiązać współpracę. Z jednej strony może lepiej postawić na dużą korporację składająca się z kilku rozwiniętych działów, bo wszelkie usługi można zamówić w jednym miejscu, z drugiej pojawia się obawa, że duże firmy nie skupiają się odpowiednio na każdym, pojedynczym kliencie. 

A więc może współpraca z mniejszą agencją interaktywną, która zwykle poświęca więcej uwagi każdemu klientowi i jest bardziej elastyczna? Niby lepsza opcja, ale niestety musimy się liczyć z tym, że wydajność może być niższa, ze względu na to, że jedna osoba zwykle wykonuje wiele zadań. Przyjrzyjmy się zatem bliżej tym, obecnie najpopularniejszym, modelom prowadzenia działań marketingowych i współpracy z agencją interaktywną. 

Wewnętrzne realizowanie działań marketingowych – specjalista od wszystkiego

Z reguły, na prowadzenie działań marketingowych bez pomocy zewnętrznych specjalistów decydują się małe firmy, których budżet nie pozwala na opłacenie dodatkowych zasobów. Najczęściej niestety, większość zadań spada na założyciela lub właściciela firmy, który i tak ma już na głowie wiele obowiązków związanych z utrzymaniem biznesu.

Wydawać by się mogło, że w tej sytuacji wystarczy zatrudnić dodatkową osobę zajmującą się marketingiem, ale to błędne myślenie. Jedna osoba, podobnie zresztą jak i mały zespół nie zapewnią efektywnego wykorzystania możliwości, bo zwyczajnie zabraknie im czasu i potrzebnych narzędzi. Taki specjalista od wszystkiego nie ma możliwości bycia dobrym w każdej dziedzinie marketingu. Nie bez powodu największe sukcesy odnoszą firmy posiadające kilku specjalistów z różnych zakresów, w tym od mediów społecznościowych, reklam Google Ads, SEO czy contentu. 

Warto pamiętać, że większość kampanii opiera się na testach i stałym nadzorowaniu ich przebiegu. A żeby mieć pewność dobrego wykorzystania potencjału reklamowego warto jeszcze, na przykład sprawdzać nowe rozwiązania reklamowe, wprowadzać konieczne zmiany na stronie, optymalizować teksty i prowadzić profile w kilku mediach społecznościowych. To wszystko jest niemożliwe do zrealizowania przez jednego specjalistę, a tym bardziej przez właściciela firmy. 

Współpraca z firma zewnętrzną – agencja od wszystkiego

Z racji tego, że żyjemy w dobie outsourcingu, na rynku spotykamy się z firmami, które zlecają na zewnątrz praktycznie wszystkie działania marketingowe angażując się zazwyczaj wyłącznie w proces raportowania i cyklicznego analizowania sytuacji. Zazwyczaj za kontakt i współpracę z agencją odpowiada szef, założyciel lub dyrektor firmy, który poza nadzorowaniem działań marketingowych, ma na głowie setki innych rzeczy. 

Niektórzy właściciele biznesów wychodzą z założenia, że najlepiej znaleźć jedną firmę, tak zwaną agencje 360, która zajmie się wszystkimi aktywnościami, poczynając od tworzenia ulotek, poprzez realizowanie kampanii w internecie aż po prowadzenie profili społecznościowych. W nadzwyczajnych przypadkach, Account Manager spotyka się nawet z pytaniami o prowadzenie księgowości, co totalnie wykracza poza zakres obowiązków agencji. Niestety, zdarzają się przypadki, że na etapie wyboru firmy 360, właściciel nie zrobi wystarczającego rozeznania i zatrudni do współpracy jednoosobową działalność, która wszelkie procesy deleguje freelancerom. 

Współpraca na linii kierownik marketingu <-> kilka agencji zewnętrznych 

Przechodząc do bardziej efektywnych modeli współpracy z firmą zewnętrzną nie sposób nie wspomnieć o tym, ile korzyści przynosi model oparty na współpracy kierownika marketingu z wieloma agencjami.  W cały proces zaangażowanych jest wiele osób, a wszystko nadzoruje specjalista/koordynator, który w firmie zajmuje się stricte tylko marketingiem. Wybór kilku agencji specjalizujących się w różnych dziedzinach gwarantuje, że klient współpracuje z wyspecjalizowanymi firmami. . To zaś przekłada się na wydajną pracę, wiele efektywnych działań i progres dla klienta. Model ten nie bez powodu realizowany jest przez wiele dużych firm, którym zależy na szybkim rozwoju i pełnym wykorzystaniu potencjału reklamowego w swojej branży. 

Współpraca w zespołach projektowych

Ostatni, aczkolwiek na pewno nie najgorszy, model opiera się na tworzeniu zespołów projektowych na potrzeby zaplanowanych działań. Zakładając, że mamy do zrealizowania zadanie z zakresu mediów społecznościowych, zespół projektowy powinien składać się zarówno z wewnętrznych jak i zewnętrznych osób. Całość procesów i przebieg realizacji zadania nadzoruje osoba z doświadczeniem w podobnych projektach. Tak dobrany zespół ma szansę stworzyć coś kreatywnego i innowacyjnego, dlatego ten typ współpracy jest szczególnie popularny w dużych  i szybko rozwijających się firmach.

Etapy współpracy z agencją interaktywną 

Współpraca pomiędzy klientem, a firmą zewnętrzną powinna być oparta na wzajemnym zaufaniu, wsparciu i jasno określonych celach. Warto pamiętać, że działania marketingowe bardzo często realizowane są w dłuższej perspektywie czasu, a im dłuższa współpraca, tym większe doświadczenie specjalistów zajmujących się Twoim marketingiem. Klienci agencji marketingowych cenią sobie profesjonalizm i rzetelność, ale też partnerską współpracę w przyjaznej atmosferze. To wszystko powoduje, że wybór agencji jest naprawdę bardzo istotny. 

W pierwszej kolejności należy zrobić dokładny research firm oferujących poszukiwany typ usług i zapoznać się z dotychczasowymi realizacjami lub efektami poprzednich działań, którymi profesjonalne agencje chętnie się chwalą. Po wstępnej selekcji, przychodzi czas na pierwszy kontakt, w celu rozwiania wątpliwości lub wypełnienie briefu, dzięki któremu wybrana agencja ma szansę poznać potencjalnego klienta oraz zidentyfikować jego potrzeby. W tym momencie rozpoczyna się etap ofertowania.   

1. Ofertowanie

Rozesłanie zapytań i briefu skutkują zasypaniem klienta ofertami, z których trzeba wyłonić tą najlepszą i najbardziej opłacalną. Przez wielu, pierwszy etap zwany jest okresem euforii, ponieważ to w tym momencie agencje składają masę deklaracji i obietnic, a Klienci mają czas na ekscytację przewidywanymi efektami. Jednocześnie, klienci często zapewniają, o tym, że zależy im na prostych i nieskomplikowanych materiałach graficznych lub projektach strony, a agencje cieszą się na myśl o zysku. 

W praktyce, współpraca często wygląda nieco inaczej. Po stronie agencji, okazuje się, że oszacowane koszty były za małe lub że kampania z takim budżetem nia ma szans osiągnąć efektu i klient nie jest zadowolony. Z drugiej strony firmy zlecające projekt strony zmieniają koncepcję i okazuje się, że zrealizowanie takiego szablon witryny przy określonym budżecie jest nieopłacalne dla agencji. To właśnie z powodu takich sytuacji, rodzi się najwięcej konfliktów pomiędzy klientem, a firmą zewnętrzną. 

Tak więc na tym etapie współpracy warto zadbać o precyzyjne zidentyfikowanie potrzeb i celów oraz ustalenie konkretnej strategii działania. Ważnym elementem jest też zaufanie, ponieważ profesjonaliści znający się na swojej branży wiedzą, na jaki typ działań potrzebny jest większy budżet lub całkiem inne założenia. Jest szansa, że niejednokrotnie obietnice nie znajdą pokrycia w wynikach, a współpraca z agencją okaże się zwyczajnie nieefektywna, dlatego przy zapoznawaniu się z ofertami warto spróbować ocenić realne szanse agencji na zrealizowanie wszystkich działań i osiągnięcie deklarowanych efektów.

Ponadto, na etapie rozważania ofert koniecznie należy poznać zespół projektowy, jaki będzie dedykowany do prowadzenia firmy. Dzięki temu wykluczamy sytuację, że firmą zajmuje się jeden specjalista od wszystkiego lub firma podzleca dane usługi innym podmiotom. 

2. Start współpracy 

Po dokonaniu wyboru agencji interaktywnej nadchodzi etap wdrożenia i konfiguracji wszystkich systemów. Z reguły polega on na uzyskiwaniu dostępów do panelu strony internetowej, firmowych narzędzi analitycznych czy kont na portalach społecznościowych. To też moment na wykonanie szczegółowych audytów, zidentyfikowanie błędów oraz przedstawienie dokładnych rekomendacji. Drugi etap charakteryzuje się tym, że nie przynosi jeszcze żadnych wymiernych efektów, ale jednocześnie bez niego niemożliwe byłoby, na przykład odpowiednie skonfigurowanie kampanii reklamowych czy wiarygodne przedstawienie wyników.

3. Współpraca ciągła 

Współpraca ciągła opiera się na realizowaniu założonych działań marketingowych zgodnie z przygotowanym wcześniej planem pracy. Z reguły, efekty poszczególnych kampanii i zadań są raportowane klientowi co miesiąc. Jeśli działania są wykonywane na czas, a efekty pokrywają się z obietnicami, współpraca opiera się na stałym kontakcie i bieżącym wspieraniu Klienta, aby wykorzystać potencjał w danej branży. 

4. Moment sprawdzam

Po kilku miesiącach współpracy zleceniodawca weryfikuje pracę agencji zewnętrznej i sensowność wydawanych środków. Najczęściej, kontrola realizowana jest na podstawie raportów i analiz lub poziomu zaangażowania zewnętrznego specjalisty. Od uzyskanych wyników zależy dalsza współpraca lub decyzja o jej zakończeniu. W momencie przedłużenia współpracy z firma zewnętrzną na kolejny okres, warto pamiętać o tym, że pomimo zbudowanego zaufania, należy na bieżąco śledzić działania marketingowe agencji, ale też sytuację w branży, aby w razie pojawienia się nowych możliwości, skorzystać z nadarzającej się okazji i uzyskać przewagę nad konkurencją. 

5. Brak momentu sprawdzam

Wieloletni klienci często zapominają o tym, jak ważne jest nadzorowanie działań marketingowych i poszukiwanie nowych rozwiązań. Ich zaangażowanie kończy się na opłacaniu faktur w imię zasady, że część firmowego budżetu trzeba przeznaczać na działania marketingowe. Szkoda, że w tym wszystkim zgubiła się gdzieś jakość i nadążanie za branżą marketingową, która zmienia się w bardzo szybkim tempie. Z jednej strony platformy społecznościowe coraz to większe możliwości reklamowe, a z drugiej konkurencja nie śpi i bardzo ciężko wybić się ze swoim przekazem na tle innych reklamodawców. 

Warto też pamiętać o tym, że większe możliwości wiążą się z większymi kosztami. Najnowsze narzędzia analityczne oferują możliwość tworzenia komplementarnych raportów zawierających dane nie tylko o liczbie klientów, która odwiedziła daną stronę, ale nawet o ich zainteresowaniach i przyzwyczajeniach. Potrzeba nadążania za konkurencją i chęć wykorzystania potencjału reklamowego powoduje, że z czasem koszty prowadzenia efektywnych kampanii stale rosną. Klienci, którzy nie śledzą zmian na rynku i nie weryfikują regularnie modelu współpracy z agencją, często nie wykorzystują w pełni efektywnie środków na marketing. 

Zmiana modelu współpracy z agencją

Od dawna wiadomo, że świat marketingu nie jest czarno-biały, toteż nie ma jednego, idealnego modelu współpracy, który będzie skuteczny w przypadku wszystkich klientów. Każda firma stanowi indywidualny przypadek, dla którego należy opracować dobrą strategię  i dedykowane rozwiązania. Niemniej jednak, nietrudno dzisiaj zidentyfikować te najmniej efektywne modele współpracy, które zwyczajnie się nie sprawdzają. 

Cały świat, w tym też marketing internetowy zmienia się w coraz szybszym tempie. Przyjrzyjmy się na przykład platformie TikTok, która w 2021 roku, czyli w ciągu zaledwie 5 lat od powstania zgromadziła ponad miliard użytkowników. Obecnie TikTok zrzesza ponad 12 868 600 followersów. Dla porównania, powszechnie znane media społecznościowe, takie jak Facebook oraz Instagram osiągnęły wynik miliarda użytkowników po około 8 latach. To tylko potwierdza dynamikę rozwoju mediów społecznościowych i stale rosnące zainteresowanie ich użytkowników. 

Ze względu na tak szybki rozwój mediów, warunki współpracy z agencją interaktywną ustalone 4 lata temu, nie mogą być dziś aktualne. Przez ten czas zmieniły się koszty pracowników, ale też systemy opłat, zarówno tych za kampanię jak i za niezbędne narzędzia. Dlatego, umowę z firmą zewnętrzną należy odświeżać co najmniej raz w roku. Przy wyliczaniu stawki za działania, warto pamiętać o tym, jak ważny jest czas pracy specjalisty. Wybierając mały pakiet SEO za 500 zł, będzie on mógł poświęcić max 5 godzin na działania dla klienta. Zatem, jeżeli tej pracy jest więcej, na przykład na 20 godzin, to niemożliwe, by specjalista osiągnął założony cel. 

Konieczność zmiany modelu współpracy z firmą zewnętrzną spowodowana jest również modyfikacją wielu systemów. Przykładowo, Google Ads służący do tworzenia kampanii reklamowych stał się narzędziem niemalże automatycznym. W praktyce, oznacza to, że specjalista Google Ads nie musi dokonywać konfiguracji ręcznie i ma więcej czasu na szukanie dodatkowych rozwiązań, włączanie nowych kampanii, testowanie.

Wnioski

W artykule zidentyfikowaliśmy najmniej efektywne modele współpracy i zwróciliśmy uwagę na istotne apsekty kooperacji z firma zewnętrzną. Należy pamiętać, że wybór modelu, który wydaje się być najlepszym rozwiązaniem dla Twojego biznesu to nie wszystko. Bez stałego zaangażowania klienta w działania marketingowe i aktualizowania warunków umowy współpraca nie będzie najbardziej efektywna. 

W ostatnim czasie, powstało wiele nowych kanałów marketingowych. Ich ilość przerasta możliwości jednego specjalisty, czy małego działu marketingu, dlatego nawet jeśli nie jesteś w stanie przeznaczyć części budżetu firmy na współpracę z firmą zewnętrzną, to warto od czasu do czasu wykupić godziny doradztwa u specjalistów i zorientować się jak zoptymalizować działania marketingowe.